Bientôt le dépôt de la déclaration 2035, petits conseils pratiques…
Nombreux sont ceux qui établissent leur déclaration 2035 à partir d’un logiciel, voici une série de mesures propres à améliorer la conformité du résultat issu de cet exercice à diverses règles fiscales ou comptables.
LES IMMOBILISATIONS
1 - Les acquisitions de biens durables dont la valeur excède 500 euros HT sont obligatoirement amortissables.
Il faut donc utiliser son logiciel pour afficher toutes les opérations dont la valeur excède ce seuil et apprécier s’il s’agit d’opération amortissables (autrement dit s’il s’agit de « matériels ou outillages »).
2 – les immobilisations cédées dans l’année doivent être traitées pour en tenir compte, il est constaté leur prix de cession, d’où il se dégage une plus ou moins-value.
Quand il y a une plus-value, elle peut être totalement ou partiellement exonérée en raison du dispositif dit des petites entreprises (article 151 septies du Code Général des impôts), cette exonération n’est pas prévue dans les logiciels, il faut donc procéder à des traitements manuels par la rubrique des « divers à déduire » pour neutraliser les effets de la plus value à court terme.
LA CSG
1 - Cette charge est partiellement déductible, il faut donc calculer sa part déductible et sa part non déductible, ensuite plusieurs moyens sont à employer pour que le résultat de soit pas diminué de la part non déductible.
Le mieux est de calculer soi-même cette part en partant des appels de cotisations (téléchargeables sur le site de l’URSSAF) où apparaissent les valeurs de CSG et leur part déductible ?
L’URSSAF émet un document avec ce calcul (à télécharger sur le site), mais souvent assez tardivement.
2 – le calcul de l’assiette des charges sociales est issu du bénéfice augmenté des cotisations sociales, la CSG n’étant pas une cotisation sociale, il est recommandé de procéder à un traitement comptable destiné à ce qu’elle n’apparaisse pas dans le poste « charges sociales personnelles », sinon elle majorerait l’assiette des charges sociales.
Au final, il faut traiter le fichier de façon que la CSG déductible soit dans le poste « CSG déductible » et la non-déductible dans le poste « prélèvements personnels ».
LES ASSURANCES
1 - les assurances facultatives sont admises en déduction à condition d’entrer dans le régime dit « Madelin ».
2 – l’assurance de biens détenus en propriété (véhicules, matériel, immeubles) n’est déductible que si ces éléments ont été inscrits dans les immobilisations (cette inscription étant une faculté).
LES FRAIS MIXTES DU MATERIEL ROULANT
Seule la part professionnelle d’utilisation d’un matériel roulant est déductible : quand il n’y a qu’un véhicule, il faut donc déterminer sa part professionnelle pour limiter la déduction à cette fraction, le pourcentage ainsi déterminé permettra de limiter la déduction à la partie professionnelle des charges.
Comptablement, il existe deux techniques pour réaliser cette limitation :
A ) la scission écriture par écriture des parts professionnelle et personnelle (dite « réintégration comptable »),
B) le traitement en fin d’exercice et en une seule opération de la part personnelle, qui sera alors inscrite en « divers à réintégrer » (méthode dite de la « réintégration comptable »).
Si les opérations sont soumises à TVA, la mixité doit aussi être appliquée à la déduction de la TVA.
Le taux ainsi retenu s’étend à l’ensemble des frais attachés au bien (carburant assurance, entretien) et des éventuels amortissements.
Il est possible de réserver aux dépenses de stationnement ou de péages d’autoroute un sort distinct puisque leur caractère professionnel peut dépendre d’un déplacement particulier.
LES FRAIS MIXTES DES LOCAUX
Seule la part professionnelle d’utilisation des locaux est déductible, dans le cas d’un lieu servant à la fois à titre professionnel et personnel (ou à une autre activité), il faut donc déterminer cette part professionnelle pour limiter la déduction à cette fraction.
Le pourcentage ainsi déterminé permettra de limiter la déduction à la partie professionnelle des charges et des éventuels amortissements.
LES CHARGES « DE PROPRIETE » DU MATERIEL ROULANT DETENU EN PROPRIETE
Ces charges ne sont déductibles que si ce matériel a été inscrit dans les immobilisations (cette inscription étant une faculté), sont réputés charges de propriété l’assurance, les grosses réparations, les intérêts d’emprunt.
Le prix d’achat lui-même n’est pas une charge, il faut amortir le bien.
L’AMORTISSEMENT ET LE CREDIT BAIL EXCEDENTAIRE DU MATERIEL ROULANT
La fraction déductible de ces opérations, quand ils concernent des véhicules de tourisme, est plafonnée en suivant des seuils liés à leur âge, leur taux d’émission de CO2, il faut voir comment le logiciel en tient compte et assurer le paramétrage nécessaire.
LES CHARGES « DE PROPRIETE » DES LOCAUX DETENUS EN PROPRIETE
Ces charges ne sont déductibles que si les locaux ont été inscrits dans les immobilisations (cette inscription étant une faculté), sont réputés charges de propriété l’assurance, les grosses réparations, les intérêts d’emprunt, la taxe foncière.
LA DEDUCTION FORFAITAIRE DES FRAIS DE VEHICULES
C’est une alternative à la déduction réelle des frais, donc aucune écriture de ces frais ne doit apparaître en comptabilité, le programme permet d’intégrer le kilométrage parcouru et autres caractéristiques et calcule l’indemnité s’il a bien été mis à jour (puisque les valeurs changent chaque année).
Le forfait kilométrique ne couvre pas certains frais (frais de stationnement, de péage), ils sont alors à comptabiliser en « frais de voiture ».
LA DEDUCTION DE LA TVA SUR LE CARBURANT
Les fractions admises en déduction varient selon la catégorie des véhicules (tourisme ou utilitaire) et le carburant en cause (essence, gazole, GPL…).
La part déductible de la TVA se comptabilise en TVA déductible, la part non déductible en « frais de voiture » si c’est le système des frais réels qui a été adopté.
LE TRAITEMENT COMTABLE DE LA TVA
Il est admis de tenir une comptabilité TTC ou HT, cette dernière méthode étant la plus répandue chez les utilisateurs de logiciels.
En comptabilité HT ( = « hors TVA »), les recettes sont comptabilisés en « recettes » pour leur valeur hors TVA, la TVA incluse dans ces recettes étant comptabilisée en « TVA collectée », il faut donc scinder la valeur TTC, ce que le programme fait s’il est bien paramétré.
Les dépenses sont comptabilisées dans leurs postes respectifs pour leur valeur hors TVA déductible, la TVA incluse dans ces dépenses étant alors comptabilisée en « TVA déductible », il faut donc scinder la valeur TTC, ce que le programme fait s’il est bien paramétré, souvent il faut traiter les cas particuliers en traitant l’écriture en TVA déductible ou non, le logiciel ne couvrant généralement pas tous les cas de figure.
La TVA payée au Trésor Public se porte dans le poste « TVA payée ».
La TVA déductible sur les immobilisations acquises en cours d’année est à inscrire en « TVA déductible », l’immobilisation étant amortie hors TVA, », il faut donc scinder la valeur TTC, ce que le programme fait s’il est bien paramétré, souvent il faut traiter les cas particuliers en traitant l’écriture en TVA déductible ou non, le logiciel ne couvrant généralement pas tous les cas de figure.
LA REVUE DES CREDITS BANCAIRES
Il est opportun de trier les opérations par divers critères (dates, montants…) pour détecter des doublons ou des incohérences.
Il faut veiller à la bonne affectation des opérations de fin d’année : les chèques reçus dans un exercice mais crédités sur un autre sont à rattacher à l’année de leur réception (et non de la remise en banque).
LA REVUE LOGIQUE DES DEPENSES
Il est opportun de trier les opérations par divers critères (dates, montants…) pour détecter des doublons ou des incohérences, et éventuellement harmoniser les libellés.
Les prélèvements récurrents sont à vérifier par leur nombre (douze dans l’année ?)
Il faut veiller à la bonne affectation des opérations de fin d’année : les chèques émis dans un exercice mais débités dans un autre sont à rattacher à l’année de leur émission (et non à celle de leur débit bancaire).
LE TRAITEMENT DES PRÊTS
Seule est déductible la part des intérêts et frais intégrés dans une échéance.
Il faut donc limiter l’inscription en « frais financiers » à cette fraction.
Comptablement, il existe deux techniques pour réaliser cette limitation :
A ) la scission écriture par écriture des parts intérêts et capital (dite « réintégration comptable »).
B) le traitement en fin d’exercice et en une seule opération de la part de capital, qui sera alors inscrite en « divers à réintégrer » (méthode dite de la « réintégration comptable »).
LES OPERATIONS DITES « LOI MADELIN »
Il existe des plafonds de déduction distincts pour les contrats de prévoyance et de retraite, vérifier s’ils sont bien respectés (en cas de dépassement, il faut le réintégrer fiscalement).
LA TENUE DU COMPTE CAISSE
Réputé représenter une caisse physique, le compte « caisse » est souvent employé pour les opérations non réalisées par le compte bancaire professionnel.
Il faut veiller à ce que le compte caisse demeure fidèle à sa vocation théorique : pas de caisse « créditrice » (c’est-à-dire avec un solde négatif).
La caisse créditrice se traite en comptabilisant un apport représentatif du solde créditeur, lequel deviendra alors nul.
Si la caisse n’est pas matériellement tenue (avec des espèces elles-mêmes réelles), elle à tenir comme un compte autre que le compte professionnel comprenant des opérations et personnelles et professionnelles, mieux vaut alors qu’elle soit tenue « à montant fixe », c’est-à-dire en comptabilisant des apports ou des prélèvements pour conserver une position identique entre l’ouverture et la clôture de l’exercice.
LE RAPPROCHEMENT DE BANQUE
Cette technique vise à se servir de la valeur du solde de chacun des relevés bancaires pour vérifier que la comptabilité a enregistré les opérations pour les mêmes montants, elle n’est pas obligatoire mais fait partie des fondamentaux des techniques comptables.
Pour être bref, il existe un solde comptable (celui que la comptabilité affiche à une date X et un solde bancaire (celui que le relevé de banque affiche à cette même date X).
Sur la durée, ces soldes évoluent de façon parallèle sauf si la comptabilité et la banque ont enregistré des opérations différentes dans la période précédant la date X.
La différence peut révéler une opération oubliée en comptabilité ou comptabilisée pour une valeur différente de celle enregistrée par la banque.
Il existe de nombreuses sources décrivant cette technique, la principale difficulté tient à ce que les événements ne sont pas enregistrées à la même date en comptabilité et par la banque, ce qui oblige à convertir le solde bancaire en solde comptable (ou inversement).
La rapprochement suppose un pointage pour identifier les écritures « rapprochées » c’est-à-dire identiques dans les deux sources.
Les logiciels permettent de générer des éditions de ce résultat que l’on nomme « états de rapprochement ».
LA DENOMINATION DES EDITIONS COMPTABLES
Les logiciels permettent de générer des listes (des « états » en langage comptable), plus précisément il s’agit :
Des « grands livres » : présentation poste par poste des écritures en ordre chronologique, ces grands livres peuvent être à la demande, édités partiellement « grand livre des immobilisations », de « la banque », par classe de comptes, etc…
Des « journaux » : présentation chronologique générale des écritures, ces journaux peuvent être à la demande, édités partiellement « journal des dépenses », « journal des recettes »…)
Bref, à vos claviers !!!!
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Cyrille JOHANET
Avocat au Barreau de paris
Membre fondateur de l'ANACOFI
Professeur à l’Ecole Polytechnique d’assurances
Activités dominantes :
Droit Fiscal (entreprises et particuliers) et Successions
2 rue de Constantinople - 75008 PARIS
Téléphone. : 01 42 96 03 34 - Télécopie. : 09 70 600 785
e-mail : cj441@orange.fr - Toque : C 1419
site internet : https://www.qui-nescit.fr
membre d’une association agréée, le règlement des honoraires par chèques est accepté
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crédit photo
Par Bjørn Christian Tørrissen — Own work by uploader, http://bjornfree.com/galleries.html, CC BY-SA 3.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=8296178